Functieomschrijving coördinator

Algemeen

Hospice Duurstede is een Bijna Thuis Huis met vier gastenkamers, waar zorg wordt verleend aan gasten die in de laatste (terminale) fase van hun leven zijn, waarbij tevens aandacht is voor de naasten. Een team van circa 60 vrijwilligers zet zich in voor een zo goed mogelijk functioneren van het Hospice. De verantwoordelijkheid voor de medische zorg ligt bij de huisarts van de gast. De verpleegkundige zorg wordt verleend door de thuiszorgorganisatie. Het hospice is aangesloten bij VPTZ en het Netwerk Palliatieve Zorg Stad Utrecht en Zuid-Oost Utrecht.

Kern van de functie

Coördineren en organiseren van de zorg voor de gasten en hun naasten in het hospice. Dagelijkse leiding aan een team van ruim 60 vrijwilligers.

Doel van de functie

• bevorderen en handhaven van de kwaliteit van de vrijwillige palliatieve terminale zorg
• zorgen voor afstemming van vraag en aanbod
• coördineren van de werkzaamheden en activiteiten
• begeleiden en ondersteunen van de vrijwilligers en degenen die met vrijwilligers werken
• leiding geven aan het hospice en wel op zodanige wijze dat aan de missie en doelstelling van de organisaties wordt voldaan

Plaats in de organisatie

De functie van coördinator is bij Hospice Duurstede een duobaan van totaal 38-40 uur per week. De taken worden in onderling overleg en in samenspraak verdeeld. De coördinator heeft de dagelijkse leiding van het hospice, geeft leiding aan de vrijwilligers en legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur. Binnen het hospice wordt zorg verleend aan maximaal 4 gasten en hun naasten.

In het hospice werken naast de coördinatoren circa 60 vrijwilligers. Dit team ondersteunt bij de dagelijkse zorg, biedt een luisterend oor en zorgt voor een huiselijke sfeer voor gasten en hun naasten. De verantwoordelijkheid voor de medische zorg ligt bij de huisarts van de gast. De verpleegkundige zorg, alsmede de nachtzorg van 23.00 tot 07.00 uur, wordt verleend door de beroepsmatige thuiszorg.

Kerntaken

1. Organiseren en coördineren van de dagelijkse gang van zaken in het hospice en in het bijzonder de zorg aan gasten en hun naasten
2. Het leiding geven aan de vrijwilligers
3. Onderhouden van contacten met en adviseren van het bestuur
4. Onderhouden van externe contacten
5. Verrichten van overige werkzaamheden

 Uitwerking kerntaken

 ad 1

• Draagt zorg voor de uitvoering van de aanmeldings- en opnameprocedure
• Draagt zorg voor het inrichten van een schone en goed bewoonbare kamer naar de wensen van de bewoner
• Zorgdragen voor de noodzakelijke en gewenste voeding en hulpmiddelen (volgens de noodzakelijke hygiënische voorschriften)
• Organiseert en bewaakt de doelmatigheid van de zorgverlening door vrijwilligers en onderhoudt hiertoe nauwe contacten met beroepsmatige zorgverleners
• Stemt met andere zorgdisciplines de zorgverlening rond het bed af
• Onderhoud contacten met gasten en hun naasten
• Is, indien nodig en gewenst, na overlijden aanwezig
• Zorgt voor de naleving, evaluatie en eventuele bijstelling van de gemaakte afspraken
• Geeft uitvoering aan de wachtlijstbegeleiding

ad 2

• Draagt zorg voor de werving, selectie en introductie van de vrijwilligers
• Organiseert  werk- en teamoverleg
• Draagt zorg voor de scholing en training van de vrijwilligers
• Begeleidt en ondersteunt de vrijwilligers (inclusief het voeren van jaargesprekken)
• Organiseert vrijwilligersbijeenkomsten
• Begeleidt het inroosteren van de vrijwilligers
• Zorgt voor een goede afstemming tussen vrijwilliger en gast en tussen vrijwilliger en beroepsmatige zorgverlener
• Draagt zorg voor het Arbobeleid voor vrijwilligers.

ad 3

• Adviseert en informeert het bestuur over aspecten die te maken hebben met de taken en verantwoordelijkheden van de coördinator op dusdanige wijze dat bestuurs-beslissingen kunnen worden genomen
• Voert regelmatig overleg met het bestuur
• Verantwoordt de werkzaamheden aan het bestuur
• Levert informatie ten behoeve van het jaarverslag
• Volgt landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van gezondheidszorg, kwaliteitsbeleid en vrijwilligerswerk op het gebied van palliatieve en terminale zorg om samen met bestuur  beleid te ontwikkelen.

ad 4

• Onderhoudt op uitvoeringsniveau contacten met  beroepsmatige en vrijwillige organisaties.
• Bewaakt de identiteit en de doelstelling van de hospicevoorziening in contacten en samenwerking met andere zorgdisciplines en organisaties
• Participeert in netwerken palliatieve zorg.
• Participeert in regionale en landelijke bijeenkomsten voor coördinatoren.
• Onderhoudt contacten met VPTZ Nederland over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van vrijwillige terminale zorg, zowel lokaal, regionaal als landelijk. 

Ad 5

• Regelt onderhoud aan het huis en apparatuur
• Draagt zorg voor de uitvoering van een klachtenprocedure  
• Beheren van de sleutels
• Zorgdragen voor inrichting van het huis
• Bewaakt het onderhoud van de brandalarminstallatie en de uitvoering van andere noodzakelijke veiligheidsvoorschriften
• Verricht administratieve werkzaamheden
• Draagt zorg voor de facturering richting gast of diens naasten
• Verantwoordelijk voor de huishoudfinanciën
• Doet bereikbaarheidsdiensten buiten kantooruren
• Draagt zorg voor een goede verstandhouding met buren en de wijk

Functie-eisen

Opleiding en ervaring

• Door opleiding en/of ervaring functionerend op HBO-niveau
• Kennis van en/of ervaring met vrijwilligerswerk
• Kennis van en/of ervaring met mantelzorgondersteuning
• Kennis van en/of ervaring met de palliatieve terminale zorg
• Kennis van planning- en werkprocessen
• Ervaring in het leidinggeven
• Kennis en ervaring in het werken met geautomatiseerde systemen
• Ervaring in het spreken in het openbaar

Zelfstandigheid 

De coördinator werkt zelfstandig binnen gegeven richtlijnen. Voorkomende problemen worden zelfstandig opgelost waarbij een beroep wordt gedaan op de creativiteit, vindingrijkheid, daadkracht en besluitvaardigheid van de coördinator. Er is een terugvalmogelijkheid op het bestuur.

Sociale vaardigheden

Sociale vaardigheden als inlevingsvermogen, luisteren en geduld, maar ook het verwoorden van standpunten, innemen van een heldere positie en bewaken van grenzen zijn van belang in het intermenselijk contact met de gasten en hun naasten. De positie tussen vrijwilligers en bestuur vraagt verbindende vaardigheden. Het coördineren en het afstemmen van de activiteiten van vrijwilligers en beroepsmatige hulpverleners stelt eisen aan vaardigheden als tactvol te werk gaan, motiveren en corrigeren.

Uitdrukkingsvaardigheid

Voor uiteenlopende gespreks- en overlegsituaties en bij het opstellen van notities en rapportages is een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid nodig, zowel naar gasten en hun naasten als naar vrijwilligers en zorgverleners als naar bestuur.

Oplettendheid

Oplettendheid ten aanzien van de behoeften en verwachtingen is belangrijk in het contact met de gasten, naasten en vrijwilligers, ook in verband met hygiëne en veiligheid. Ook dient de coördinator oplettend te zijn naar de naaste buren van de hospicevoorziening. Oplettendheid is eveneens vereist bij het bewaken van het budget.

Overige functie-eisen

• Geduld in de begeleiding van gasten, naasten en vrijwilligers en doorzettingsvermogen bij het streven naar verbetering in kwaliteit en coördinatie van zorgverlening zijn van belang.
• Integriteit is vereist bij het omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie.
• Representativiteit is nodig voor het vervullen van de externe verplichtingen.
• Flexibiliteit in aanwezigheid en werkverdeling.

Inschaling coördinator

Hospice Duurstede volgt de CAO Verpleeg-, Verzorgingshuizen en Thuiszorg en Jeugdgezondheidszorg (CAO-VVT). De functie van coördinator is ingeschaald in FWG-schaal 50.  De inschaling is gebaseerd op een volledig gekwalificeerde coördinator die aan alle functie-eisen voldoet en alle taken zelfstandig uitoefent.